DATENSCHUTZ

Datenschutzerklärung

zum 25. Mai 2018 ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten.
Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein wichtiges Anliegen. Die hier aufgeführte Datenschutzerklärung entspricht den Richtlinien der DSGVO und des BDSG. Sie soll über die Art, den Zweck und die Verwendung personenbezogener Daten durch die Hausverwaltung Lix informieren.

1.Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Hauptanschrift:
Hausverwaltung Lix
vertr. d. Alexandra Lix
Steiningerweg 1
85748 Garching
Deutschland
Tel.: +49 89 3206879
Fax: +49 89 3206708
E-Mail 1: mail@hausverwaltung-lix.de
E-Mail 2: s.becker@hausverwaltung-lix.de
Website: www.hausverwaltung-lix.de

2.Zweck der Datenverarbeitung

 

Bei der vertragsgerechten Ausführung des Auftrages werden durch die Hausverwaltung Lix zur Herstellung von Heizkostenabrechnungen, Betriebs- und/oder Nebenkostenabrechnungen, Jahresabrechnungen die nachfolgend beschriebenen Daten erhoben. Diese Daten werden im Zuge der weiteren Verarbeitung mit Namen, Adressen und Lageinformationen der einzelnen Nutzeinheiten bzw. Nutzer verknüpft, um eine Zuordnung der Verbrauchswerte zu den jeweiligen Nutzeinheiten zu ermöglichen. Weiterhin werden Angaben zum Anteil am gesamten Objekt, z.B. Wohnfläche/MEA zur Ermittlung verbrauchsunabhängiger Kostenanteile verarbeitet. Im Ergebnis liefert die Abrechnung neben den zuvor genannten Informationen die Kostenbelastung der Nutzeinheit im Abrechnungszeitraum. Weiterhin werden Adress- und Kontaktdaten des Eigentümers/Mieters bzw. Bevollmächtigten/Interessenten zur Erfüllung der Verpflichtungen aus dem Hauptvertrag und dem Erhalt und der Pflege der Kundenbeziehungen bzw. Beauftragung von Handwerkern, Dienstleistern und Hausmeister erhoben und genutzt.

3.Art der personenbezogenen Daten

 

Gegenstand der Verarbeitung sind folgende Datenkategorien:
Anrede / Vor- und Nachname / Adresse / Bankverbindung / E-Mail / Ansprechpartner / Kommunikationsdaten / Mandatsnummer / Vollmacht / Abrechnungsdaten / Quadratmeter der Wohnung / Lage der Wohnung (Wohnungsnummer und Stockwerk) / Liegenschaftsdaten / Verbindungsdaten / Verbrauchsdaten / Gebäudebilder / Laborbefunde Trinkwasseranalyse

4.Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO - Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Die Verarbeitung ist nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

    1. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
    2. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen;
    3. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt;
    4. die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen;
    5. die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde;
    6. die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

5.Dauer der Speicherung

Gemäß Artikel 5 Abs. 1 e DSGVO müssen personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Der Grundsatz der Speicherbegrenzung konkretisiert den Grundsatz der Datensparsamkeit in zeitlicher Hinsicht. Dies erfordert insbesondere, dass die Speicherfrist für personenbezogene Daten auf das unbedingt erforderliche Mindestmaß beschränkt bleibt.
Im Falle einer Einwilligung hat der Vermieter die personenbezogenen Daten unverzüglich zu löschen, soweit der Mieter die Einwilligung widerrufen hat (Art. 17 Abs. 1 DSGVO).
In allen anderen Fällen ist der Zeitpunkt der Löschungspflicht von Daten von einer Interessensabwägung und einer Erforderlichkeitsbewertung am Maßstab des Art. 6 Abs. 1 f DSGVO abhängig. Gemäß Art. 5 Abs. 1 c DSGVO müssen personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein (Datenminimierung).
Allgemein gilt für Mietverträge eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist für Mietverträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
Nach Beendigung des Mietvertrages wird die Kaution ausgekehrt und ein Überschuss aus der letzten Betriebskostenabrechnung an den Mieter ausgekehrt. Eine weitere Korrespondenz mit dem Mieter ist nicht mehr erforderlich. In diesem Fall wäre die Mailadresse des Mieters zu löschen, der Mietvertrag selbst könnte aber bis zum Ablauf der oben genannten Fristen aufbewahrt werden.

6.Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

 

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an:
mail@hausverwaltung-lix.de oder s.becker@hausverwaltung-lix.de

7.Betroffenenrechte:

 

Sie haben das Recht:

  1. gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  2. gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  3. gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  4. gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  5. gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  6. gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  7. gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.
  8. Bitte kontaktieren Sie uns jederzeit, wenn Sie sich informieren möchten, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben bzw. wenn Sie diese berichtigen oder löschen lassen wollen. Des Weiteren haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
  9. In allen Datenschutzbelangen sowie zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die in Ziffer 1 angegebenen Verantwortlichen:
  10. Sollten wir Ihr Anliegen nicht zu Ihrer Zufriedenheit beantworten können, bleibt Ihnen in jedem Falle ihr Recht auf Beschwerde bei der für Ihr Bundesland zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde.
  11. Alle übrigen personenbezogenen Daten, welche nicht auf Grundlage der DSGVO erhoben werden dürfen, werden umgehend von uns gelöscht.